Tiedon systemaattista hyödyntämistä jo 10 vuoden ajan

Tavoite- ja tulosinfo on Lapin AMKin oma sisäinen web-palvelu, joka mahdollistaa ammattikorkeakoulun suorituskykymittareiden tarkastelun reaaliaikaisesti.

Tavoite- ja tulosinfoa käytetään päivittäiseen johtamiseen, seurantaan ja toiminnan suunnitteluun ja ennakointiin. Tiedot palvelevat koko Lapin AMKin henkilöstöä, mutta erityisen aktiivisesti tietoja hyödyntävät osaamisalueiden, osaamisryhmien sekä koulutusohjelmien vastuuhenkilöt.

Suurin osa tarjottavista tiedoista liittyy Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) ja ammattikorkeakoulun välisen sopimuksen indikaattoreihin, mutta myös erillisiä mittareita on kehitetty Lapin AMKin operatiivisen toiminnan kehittämisen tueksi. Mittareiden tietoja voidaan tarkastella tarpeen mukaan myös osaamisalueen, osaamisryhmän tai koulutusohjelman tasolla.

Ajan myötä johtamisessa tarvittava tilannekohtainen tiedontarve on muuttunut, minkä vuoksi Tavoite- ja tulosinfoa on jatkuvasti kehitetty täydentämällä ja muuttamalla eri mittarityyppejä. Mittarityyppejä on tarpeen mukaan myös lisätty ja poistettu.

Tavoite- ja tulosinfon jatkuva kehitysprosessi sisältää tiivistä yhteistyötä laatupäällikön, teknisen kehittäjän sekä osaamispäälliköiden kanssa. Lisäksi yhteistyötä tehdään laajalti eri tietojärjestelmien pääkäyttäjien kanssa. Kun koulutustoiminta Lapin AMKissa muuttuu, kehitetään Tavoite- ja tulosinfoa uusien tarpeiden mukaisesti. Varsinainen kehitystyö sisältää useita eri työvaiheita, kuten msaatavilla olevan tiedon arviointi, sopivan esitystavan valitseminen sekä eri mittareiden laskentalogiikan suunnittelu.


Edelläkävijä tiedolla johtamisen työkaluna

Kun Tavoite- ja tulosinfo julkaistiin vuonna 2011, se edusti uutta lähestymistapaa ja siitä oltiin laajasti kiinnostuneita korkeakouluissa.

Silloisessa Rovaniemen ammattikorkeakoulussa huomattiin, että kerran vuodessa tehtävä tarkastelu oli riittämätöntä operatiivisen toiminnan kehittämisessä. Korkeakoulun johtamisen tueksi tarvittiin informatiivista ja ajantasaista tietoa.

Tieto oli järjestelmissä olemassa, mutta sen hyödyntämiseen tarvittiin aina pääkäyttäjän apua. Tapa oli työllistävä ja hidas. Haluttiin rakentaa informatiivinen, helppokäyttöinen ja ajantasainen tulostaulukokonaisuus, johon tieto tuodaan yhteen paikkaan. Samalla haluttiin tiedon päivittyvän automaattisesti päivän tarkkuudella.

Tavoite- ja tulosinfon kehittämisen alkuvaiheessa lähdettiin määrittelemään, mitä tietoja johto tarvitsee johtamisen tueksi. Seuraavaksi seulottiin, mitkä tiedot ovat helposti rakennettavissa. Alkuun valittiin muutamia indikaattoreita toiminnan seuraamiseen, joissa tiedon lähteenä oli silloinen opiskelijahallintojärjestelmä.

Tavoite- ja tulosinfon ohjelmointi on täysin Lapin AMKin omaa tuotantoa. Pääkehittäjänä on koko historian ajan ollut projektipäällikkö Tuomas Valtanen, jonka vastuualueena Lapin AMKissa on FrostBit Software Labin mobiili- ja webtiimi.

- Tavoite- ja tulosinfon kunnioitettava ikä lämmittää suuresti mieltä. IT-alalla on harvinaista, että tuotettu sovellus pysyy aktiivisessa käytössä ja kehityksessä vielä kymmenen vuoden jälkeenkin, toteaa Tuomas Valtanen tyytyväisenä.

Teknisestä näkökulmasta Tavoite- ja tulosinfo jakautuu kahteen eri sovellukseen. Ensimmäinen sovellus toimii itsenäisesti taustalla; sen tehtävänä on hakea aamulla ennen työpäivän alkua tarvittavat uudet tiedot eri järjestelmistä, joista koostetaan mittaritieto näytettäväksi. Näitä järjestelmiä ovat mm. VIRTA, Peppi, Webropol ja Extra-Vipunen. Tämän sovelluksen myötä Tavoite- ja tulosinfolla on palvelun sujuvan toimivuuden varmistamiseksi oma kopionsa kaikista näytettävistä tiedoista, jotka ovat tuoreudeltaan aina edellispäivän tietoja.

Toinen sovellus, eli varsinainen Tavoite- ja tulosinfo, lukee näitä kopioituja tietoja mobiiliyhteensopivan käyttöliittymän kautta web-selaimen avulla. Graafit ja muut grafiikat piirretään pääosin käyttämällä maksullista Highcharts-työkalua.

Lisätietoja:
Laatupäällikkö Merja Forest, p. 040 526 9732
Projektipäällikkö Tuomas Valtanen, p. 040 687 2919

Tuomas Valtanen juhlakakun äärellä.