Suomen korkeakouluissa siirryttiin etäopetukseen ja etätyöhön 18.3.2020 valtioneuvoston linjausten mukaisesti koronavirustartuntojen leviämisen hidastamiseksi. Pian sen jälkeen Lapin AMKissa päätettiin toteuttaa kolmen viikon välein henkilöstölle kohdennettu kysely ”Mitä kuuluu - Tehemä etänä pois!”, jonka tavoitteena oli selvittää henkilöstön kokemuksia etätyöskentelystä poikkeusoloissa.
Kysymyksenasettelussa lähtökohtina olivat etätyölle tärkeät edellytykset eli työvälineet, etätyövalmiudet, johtaminen sekä yhteistyö ja vuorovaikutus.
Kyselyn toteutus
Kysely toteutettiin Eezy Spiritin Reflex-työkalulla kolme kertaa. Tulostarkastelussa käytettävissä oli ainoastaan kyselytyökalun antamat raportit eli vastausten keskiarvot ja jakaumat sekä vapaa sana. Koska kysely oli täysin anonyymi, raakadataa tai vastausitietueita ei ollut saatavilla. Näin ollen tulosanalyysi rajoittui työkalun antamiin raporttitietoihin sekä vapaan sanan louhintaan ilman yhteyttä numeerisiin vastauksiin.
Etätyölle tärkeistä edellytyksistä johdettiin kyselyyn viisi väittämää, joihin vastaajat ottivat kantaa asteikolla 1—5 (täysin eri mieltä — täysin samaa mieltä). Kyselyn väittämät olivat:
1) Minulla on tarvitsemani välineet sujuvaan etätyöskentelyyn.
2) Saan riittävästi tukea esimieheltäni.
3) Yhteistyö ja vuorovaikutus mahdollistuvat riittävän hyvin.
4) Etätyövalmiuteni ovat riittävät.
5) Jaksan hyvin poikkeuksellisesta tilanteesta huolimatta.
Lisäksi kyselyssä oli kaksi vapaa sana -kysymystä tekstivastauksille:
Jos haluat perustella tai avata edellisiin väittämiin antamiasi vastauksia, kerro tässä.
Jaa tässä hyväksi kokemasi etätyövinkit.
Vastausajat olivat: 1. kysely 23.3.—2.4., 2. kysely 20.—24.4. ja 3. kysely 13.—19.5.2020. Jokaisella kerralla vastauspyyntö lähetettiin päätoimiselle henkilöstölle, tavoiteperusjoukko oli 425 henkilöä. Ensimmäiseen kyselykertaan vastattiin vilkkaasti vastausasteen ollessa 66 %. Toisessa kyselykerrassa vastausaktiivisuus oli 40 ja kolmannessa kyselykerrassa 42 prosentta.
"Ihan hyvää kuuluu, tosin pientä väsymystä ilmassa"
Vertaamalla kaikkien numeeristen vastausten keskiarvoja, voi kuviosta 1 havaita tulosten tasaisuuden, vaikkakin vastaajien määrässä oli iso muutos ensimmäisen kyselykerran jälkeen. Tulokset olivat myös hyvät: kaikkien vastausten keskiarvot kaikkiin väittämiin olivat arvoltaan yli neljä, mikä sanoitettuna merkitsee samaa mieltä. Toki aina voi pohtia, oliko kysymyksenasettelulla vaikutusta tuloksiin.
Kuvio 1 Kaikkien vastausten keskiarvot
Ensimmäisen ja kolmannen kyselykerran välissä työskenneltiin etänä kahdeksan viikon ajan maaliskuusta toukokuuhun. Mikä muuttui tai muuttuiko mikään? Kuvio 2 havainnollistaa vastausjakaumia kyselykertojen välillä. Täysin samaa mieltä -vastausten osuus on vähentynyt kaikissa väittämissä yhtä lukuunottamatta (Etätyövalmiuteni ovat riittävät.).
Kuvio 2 Vastausjakaumat ensimmäisessä ja kolmannessa kyselykerrassa
Muutosvertailussa (kuvio 3) on väittämiin annetut numeeriset vastausarvot niputettu kolmeen ryhmään (1 ja 2 = eri mieltä, 3=neutraali, 4 ja 5 = samaa mieltä), ja tarkasteltu jakaumien muutoksia kyselykertojen välillä.
Kuvio 3 Muutokset ensimmäisen ja kolmannen kyselykerran vastausjakaumissa
Suurin muutos oli väittämän Jaksan hyvin poikkeuksellisesta tilanteesta huolimatta vastausjakaumassa, jossa kuusi prosenttiyksikköä siirtyi pois samanmielisistä. Väsymystä kuvastanee myös vastausaktiivisuuden väheneminen: ensimmäisen ja kolmannen kyselykerran vastaajamäärissä on sadan vastaajan ero.
Ergonomiahaasteita ja taukojumppaa
Vapaa sana -tekstivastausten analysoimiseksi aineisto vietiin Webropol-kyselytyökaluun, jossa sille tehtiin sanalouhinta. Vapaassa sanassa vastaajalla oli mahdollisuus perustella väittämiin antamiansa numeerisia arvoja. Kyselyn anonyymiyden vuoksi vapaata sanaa ei kuitenkaan ollut mahdollista jäsennellä vaikkapa tiettyyn väittämään annettujen eri mieltä -arvojen mukaan. Sanalouhinnalla saatiin yleiskatsaus kaikkiin tekstivastauksiin.
Ensimmäisellä kyselykerralla viidennes tekstivastauksista sisälsi manininnan etätyön ergonomiasta, joka oli vielä hakusessa: ikävöitiin toimiston hyvää työpöytää, isoa näyttöä ja työtuolia. Luontaisia kohtaamisia kollegoiden kanssa kaivattiin, mutta samalla yhteydenpito etänä koettiin toimivaksi.
Uusi perhearki (pieniä lapsia ja etäkoululaisia kotona) myös vaati totuttelua. Etätyövinkeissä suositeltiin eniten taukoja (neljännes vastauksista), työn rytmittämistä, taukojumppaa, rajan vetämistä työ- ja vapaa-ajan välille sekä ulkoilua.
Kolmannella kyselykerralla tekstivastauksissa tematiikka oli pitkälti sama: ergonomiapulmien osuus oli yhtä suuri ja työyhteisöä oli ikävä. Etätyöhön oli jo totuttu, ja toisaalta sekä tykästytty että kyllästytty siihen. Etätyövinkkivastaukset vähenivät, mutta edelleen suositeltiin taukoja, liikkumista ja päivän aikatauluttamista. Lisäksi suositeltiin digipeda-tunteja, yhteydenpitoa työkavereihin ja langattomia kuulokkeita.
Lopuksi
Ennalta suunnittelematon siirtyminen etäopetukseen ja etätyöhön näytti kyselytulosten perusteella sujuneen hyvin ja jopa vakiintuneen viikkojen myötä uudeksi normaaliksi. Kyselyn tuloksista eritoten vapaa sana -vastauksissa on tietoa, jota voi hyödyntää etätyöskentelyn kehittämisessä ja edistämisessä.
Yhteisestä kokemuksesta syntyneistä vinkeistä kannattaa poimia pysyviä käytänteitä.
Pohjoisen tekijät -blogin etusivulle