Palasin jokin aika sitten lomalta, joka vierähti lähestulkoon kokonaan Lundin yliopistossa opiskellen. Päivät täyttyivät luennoista ja keskusteluista muiden opiskelijoiden kanssa ja illat menivät erilaisten artikkeleiden lukemisessa. Ehdin kuitenkin harrastaa opintojeni ohessa hieman kulttuuria. Lundin taidehallissa oli mielenkiintoinen näyttely ”Don’t Embarass the Bureau”. Nimi on lainattu Bernard F Connorsin kirjasta, joka kertoo FBI:n agenteista, joista jokaisen täytyy sisäistää yksi sääntö: ”Whatever happens, never ever embarass the Bureau.”
Näyttelyn taitelijat kyseenalaistavat tarkoituksella sosiaalista, poliittista ja taloudellista elämäämme hallitsevia rakenteita ja byrokratiaa julkisista organisaatioista yksityisiin yrityksiin. Näyttely oli riemastuttava elämys etenkin siitä syystä, että olen Lapin AMKin laatupäällikön tehtävässäni tuskallisen tietoinen siitä kuinka säännöt, ohjeet, toimintamallit ja erilaiset järjestelmät koetaan varsin usein rasittavaksi byrokratiaksi. Byrokratiaksi, joka tappaa intohimon, luovuuden, joustavuuden ja yrittäjämäisen työskentelytavan. Mielivaltaiseksi systeemiksi, joka estää itsenäisen ajattelun ja nujertaa viimeisetkin dynaamisuuden rippeet. Vai nujertaako? Kerron teille yhden arkisen esimerkin, jonka toivon havainnollistavan tulkintojamme byrokratiasta.
Mieheni veljellä Pasilla on Downin syndrooma. Pasille rutiinit ovat tärkeitä. Yksi sellainen on joka sunnuntainen vierailu meidän kodinhoitohuoneeseen. Pasi pitää järjestyksestä ja järjestelystä. Niinpä hänen vierailunsa koostuu valtaisan pyykkivuoren setvimisestä sellaiseen järjestykseen, että itse kukin voi kantaa pyykkinsä viikattuna suoraan kaappiin.
Olemme harjoitelleet tätä varsin yksinkertaisen oloista ”työtehtävää” yli kymmenen vuotta tiimissä, jossa Pasi on ”työntekijä”, mieheni hänen ”lähiesimiehensä” ja minä jonkin sortin päällikkö. Työnjako johtuu siitä, että minä en pysty antamaan ohjeita Pasille, koska en ymmärrä mitä hän puhuu. Niinpä mieheni toimii Pasin ”lähiesimiehenä” ja kommunikoi hänen kanssaan. Joka sunnuntai totean, että tulos oli jälleen erilainen kuin mitä odotin.
Se, että lopputulos vaihtelee, ei ole tietenkään Pasin syytä. ”Ongelmat” ovat joka kerta tiimin jäsenten välisessä diskurssissa. Meillä ei tietenkään ole tähän työtehtävään mitään kirjallisia ohjeita eikä prosessikaavioita, mistä työn suorittaja voisi tarkistaa miten työ pitäisi tehdä. Ja vaikka olisikin, niin niistä ei olisi mitään hyötyä, koska Pasi ei osaa lukea. Niinpä lopputulos on joka kerta vain ja ainoastaan riippuvainen siitä, miten minä selostan miehelleni mitä pitäisi tehdä ja miten hän selostaa edelleen Pasille mitä pitäisi tehdä. Kuulostaa kohtuullisen selvältä, mutta on kaikkea muuta kuin selvää.
Miten tämän hieman omituinen arjen esimerkkini liittyy byrokratiaan? Siten, että se miten tulkitsemme byrokratian ja miten toimimme omissa työyhteisöissämme, kertoo mielestäni enemmän arjen diskurssista ja laajemminkin kommunikaatiosta organisaatiossa kuin itse byrokratiasta.
Diskurssi-sana tulee ranskan kielen sanasta discours (puhe, esitelmä, juttelu, jaarittelu), joka puolestaan on peräisin latinan kielen sanasta discursus, (ympäriinsä juokseminen). Byrokratia tulee ranskan kielen sanasta bure (verka) ja kreikan kielen sanasta kratia (valta) ja se tarkoittaa organisaatioita, toimenpiteitä, protokollia ja sääntelyä, joilla jotakin toimintaa määrätään ja suoritetaan. Käsitteen popularisoi Max Weber ja hänen teoriansa byrokratiasta johti ajan saatossa myös hierarkkisen organisoitumisen yleistymisen.
Weberin byrokratian ideaalimalliin pohjautuvaa organisoitumista pidetään varsin yleisesti jäykkänä, persoonattomana ja rationaalisena tapana ohjata työn tekemistä. Ehkä juuri tämän vuoksi organisaatioissa parjataan turhaa byrokratiaa, ja toivotaan vähemmän sääntöjä ja vähemmän johtamista. Weber ei kuitenkaan tarkoittanut mallia organisoitumisen esikuvaksi, vaan sen tarkoitus oli kuvata sen rationalisoitumista. Jos byrokratiamalli on rationaalinen, niin sen vastakohta on epärationaalinen tapa organisoida työn tekemistä, jossa valta organisaatioissa perustuu henkilökohtaiseen karismaan ja säännöt ovat kirjoittamattomia ja niin sanottuja ad hoc –sääntöjä, joiden olemassaolon saa selville vain rikkomalla niitä.
Rationaalisuus kuulostaa paremmalta kuin epärationaalisuus; silti ainakin korkeakouluyhteisöt tuntuvat lähestulkoon tukehtuvan turhaa byrokratiaa päivittelevään arjen diskurssiin. Hyödyllisempää olisi kuitenkin pohtia miten byrokratiaa voitaisiin kehittää, jotta pääsimme eroon ilmiöstä, josta professorit Mats Alvesson ja André Spicer käyttävät artikkelissaan A Stupidity-Based Theory of Organizations nimitystä ”functional stupidity”. Artikkelin luettuani jäin miettimään, onko byrokratian nolous loppujen lopuksi siis siinä, että emme löydä keinoja kehittää työyhteisöjemme toimintatapoja, koska meillä ei ole aikaa kriittiseen ja reflektoivaan diskurssiin?
Päätin harjoitella kriittistä ja reflektoivaa diskurssia aiheesta ”turha byrokratia” omassa työyhteisössäni ja kuinka ollakaan – pääsin osallistumaan todella hyviin keskusteluihin siitä, mitä byrokratia tarkoittaa opetus- ja tki-työtä tekevän henkilöstön näkökulmasta. Olen tähän asti tulkinnut byrokratiapuheen lähinnä muutosvaiheeseen liittyväksi diskurssiksi, joka auttaa tekemään tolkkua omaa arkea koskevista uudistuksista ja muutoksista. Opetus- ja tki-henkilöstön byrokratiapuhe liittyy kuitenkin edellä mainitun lisäksi vähitellen kasvaneeseen järjestelmäviidakkoon, jonka kanssa he ovat tekemisissä päivittäin. Jotta nämä meidän ydintehtävistä vastuussa olevat henkilöt pystyvät työskentelemään opiskelijoiden ja hankekumppaneiden kanssa, heidän täytyy tavalla tai toisella olla tekemisissä sähköpostin ja intran lisäksi 10 - 15 erilaisen sähköisen järjestelmän kanssa, jotka liittyvät työtehtävien suunnitteluun, toteuttamiseen, arviointiin ja raportointiin!
Professori Paul du Gay toteaa eräässä lehtihaastattelussa: ”Ihmiset sanovat byrokratiaksi melkein mitä tahansa järjestelmää, mistä he eivät pidä.” Varmaan näinkin on, mutta silti jokaisessa organisaatiossa on aika ajoin syytä kysyä ”Mitä lisäarvoa byrokratia erilaisine järjestelmineen tuo organisaation ensisijaisten tehtävien toteuttamiseen?”
Lapin AMKin ensisijaisina tehtävinä on antaa työelämän ja sen kehittämisen vaatimuksiin sekä tutkimukseen, taiteellisiin ja sivistyksellisiin lähtökohtiin perustuvaa korkeakouluopetusta ammatillisiin asiantuntijatehtäviin, tukea opiskelijoidemme ammatillista kasvua ja toteuttaa ammattikorkeakouluopetusta palvelevaa sekä työelämää ja aluekehitystä tukevaa ja alueen elinkeinorakenteen huomioon ottavaa soveltavaa tutkimus- ja kehityshankkeita. Byrokratian ja siihen liittyvien järjestelmien pitäisi huolehtia siitä, että onnistumme näissä tehtävissä mahdollisimman hyvin.
Esilaulaja (laulaa): Sitä ei voi ylittää. Muut: Sitä ei voi ylittää.
Esilaulaja: Sitä ei voi alittaa: Muut: Sitä ei voi alittaa.
Esilaulaja: Sitä ei voi kiertää. Muut: Sitä ei voi kiertää.
Esilaulaja: Täytyy mennä lävitse. Muut: Täytyy mennä lävitse.
Kaikki (matkivat ääneen byrokratia- ja järjestelmäviidakossa etenemistä ja työntävät käsillä viidakkoa sivuun):
Viuh, viuh, viuh, viuh, viuh, viuh, viuh, viuh.