Harmittaa, kun kaveriporukka näkee paljon vaivaa tapahtuman järjestelyissä, ja kun juuri kukaan ei tule. Heitä harmittaa varmasti vielä enemmän kuin minua.
Koska harva meistä järjestää joulukirkkoa tai ruisrockia tai mitään muutakaan, jota suuri yleisö osaa vanhastaan odotella, pitää tapahtumasta kertoa. Siitä pitää kertoa monesti ja montaa eri kanavaa pitkin.
Kerron tässä kirjoituksessa parhaat vinkkini tapahtumatiedotukseen ja –markkinointiin.
Vinkki #1: suunnittele myös viestintä
Jos et suunnittele tapahtumaviestintää ja –markkinointia, se jää helposti tekemättä.
Tapahtuma alkaa kun siitä viestiminen alkaa. Se päättyy vasta kun viestiminen päättyy. Siksi suosin suunnittelussa kronologista tapaa: ennen, aikana ja jälkeen.
Kuva 1. Tapahtumaviestinnän tärkein tavoite eri vaiheissa.
Ennen tapahtumaa
Tapahtuman ennakkotiedotus kannattaa aloittaa heti kun nimi/teema, aika ja paikka ovat tiedossa. Nämä tiedot on syytä myös julkaista internetissä saman tien.
Monet rutinoituneet tapahtumajärjestäjät nimittäin googlettavat seudun muun tapahtumatarjonnan ennen kuin lyövät ajankohdan lukkoon. Suosittelen tätä myös sinulle, joka järjestät tapahtumia satunnaisemmin. On ikävää jäädä elokuvailtansa kanssa stadionkonsertin jalkoihin.
Hyvän nimen keksiminen tapahtumalle on monesti vaikea pala, mutta siihen kannattaa satsata. Hyvin nimetty tapahtuma saa lisänostetta kun taas huonosti nimetty ei herätä mielenkiintoa eikä jää mieleen.
Tässä on muutama esimerkki hyvistä tapahtumanimistä. Näihin tekee mieli osallistua pelkän nimen perusteella.
• Ämpäreitä, onko heitä?
• VAINO
• Hikoileva maapallo
• Uusia tuotteita metsästä
Pitkät, liian yleiset tai kikkailevat nimet harvoin toimivat. Lyhennettä kannattaa nimessä käyttää vain, jos se on kaikille tapahtuman kohderyhmille varmasti tuttu.
Ei ole todennäköistä, että pysähtyisin tutustumaan tapahtumaan, joka olisi saanut nimekseen vaikkapa TVAP2019. En, vaikka olisin hyvinkin kohderyhmää tälle Tapahtumaviestijöiden ajankohtaispäivälle. (TVAP2019 on kuvitteellinen eikä tällaista tapahtumaa oikeasti ole. Ainakin toivon niin.)
Vinkki #2: Lyö lukkoon tapahtuman viestintäelementit: pääkuva, nimen kirjoitusasu (logo) tai muu visuaalinen elementti ja slogan tai apuotsikko. Ole johdonmukainen, ja käytä valitsemiasi elementtejä kaikissa yhteyksissä.
Päätä tämän jälkeen tapahtumalle vähintään kaksi hästägiä: #tapahtumanimi #järjestäjännimi. Tapahtumaviestinnän saavutettavuus on vähintään yhtä tärkeää kuin tapahtumapaikan esteettömyys.
Vinkki #3: Kirjaa tapahtuman kohderyhmät ylös, ja valitse jokaista kohderyhmää varten kolme kanavaa, joiden kautta tavoitat heidät.
Tapahtumatiedotukseen ja -markkinointiin on käytettävissä monia maksuttomia tapoja.
Some
Laadi Facebook-tapahtuma tai pyydä organisaatiosi viestintäyksikköä laatimaan sellainen. Kun Facebook-tapahtuma tehdään organisaation Facebook-sivun ylläpidon kautta, on siihen mahdollista tägätä muut järjestäjäorganisaatiot mukaan, mikä lisää huomattavasti sen näkyvyyttä. Lisäksi tapahtumalle on näin toimien helpompi ostaa maksullista näkyvyyttä tarvittaessa.
Yleinen harhakuvitelma on, että Facebook-tapahtuma toimii itsekseen kun se on kerran luotu. Näin ei ole, vaan sen toimivuus vaatii ainakin näitä toimia: kutsu omista kavereista osallistujia, jaa tapahtumaa ryhmissä ja tuota tapahtumasivulle ennakkosisältöjä ja osallistavaa toimintaa.
Omasi ja organisaatiosi LinkedIn-sivu toimii erityisen hyvin ammatillisten tapahtumien tiedotuskanavana. Instagram-profiilissa ja -sivulla kannattaa jakaa varsinaisen tapahtumatiedotuksen lisäksi kuvia ja videoita tapahtuman järjestelyistä, siis siitä miten tapahtuma valmistuu. Näitä sisältöjä kannattaa jakaa myös Facebook-tapahtumassa. Twitter-postauksiin kannattaa tägätä mukaan järjestäjäkumppanit ja esiintyjät.
Muut sähköiset kanavat
Huolehdi, että tapahtuma julkaistaan oman organisaatiosi verkkosivulla ja henkilöstöintrassa. Näiden lisäksi kannattaa muistaa muut sähköiset kalenterit. Tällaisia pitävät monet kaupungit ja kunnat ja sanomalehdet (mm. Lapin Kansan menoinfo).
Tapahtumaa kannattaa tarjota julkaistavaksi myös kohdeorganisaatioiden henkilöstöintroissa ja tapahtuman kumppaniorganisaatioiden ja mahdollisten tukijoiden (sponsoreiden) verkkosivuilla.
YLEn paikallistoimitukset kuuluttavat päivittäin seudun yleisötapahtumista menovinkeissään. Näihin tieto on hyvä jättää vasta paria päivää ennen tapahtumaa.
Suoraa sähköpostijakelua kannattaa hyödyntää, kun kohdehenkilöiden yhteystietoja on olemassa. Tässä kohtaa on hyvä muistaa ja muistuttaa myös viestin saajia organisaatiosi GDPR-käytännöistä.
Jos organisaatiollasi on sisäinen lehti, asiakaslehti tai uutiskirje, tarjoa tapahtumainfoa julkaistavaksi myös niissä.
Tapahtumasta kannattaa laatia ennakkoon myös mediatiedote ja kutsua median edustajia paikalle tapahtuma-aikaan. Tulevat jos tulevat, tätä on vaikea ennakoida. Pidä huoli, että kutsussa mainittu yhteyshenkilö on todellakin saavutettavissa tapahtuman alla ja aikana.
Älä silti odota, että kaupallinen tiedotusväline puffaisi tapahtumaa puolestasi ennakkoon maksutta.
Vinkki #4: Ole valmis maksamaan tapahtumaviestinnästä. Edes vähän.
Mitä isompaa osallistujajoukkoa tapahtumaan tavoitellaan, sitä todennäköisempää on, että homma ei onnistu ilman rahallista panostusta. Sama pätee pienempäänkin kohderyhmään, jos se on maantieteellisesti hajanainen, organisaatiollesi uusi tai kun valmiita suoria kontaktikanavia ei ole käytettävissä.
Huokeimpia tapoja markkinoida tapahtumaa on maksullisen ja kohdennetun näkyvyyden ostaminen sosiaalisessa mediassa. Pyydä organisaatiosi viestintäyksikköä avuksi tähän. Facebookin lisäksi maksullista näkyvyyttä voi ostaa mm. Instagramiin, LinkedIniin, Youtubeen ja Twitteriin, joilla kaikilla on nykyään käytössä edistyneet mainonnan kohdennustyökalut.
Kaupunkien valomainostaulujen hinnat ovat myös nykyään hyvin kohtuulliset tarjonnan lisääntymisen myötä samoin kuin painokustannukset digipainotekniikan myötä. Joskus voi nimittäin olla paikallaan painattaa julisteita tai flyereitä, vaikka niitä nykyään käytetäänkin takavuosia vähemmän. Jos päätyy painotuotteisiin, on syytä varautua jalkautumaan niiden jakelua varten.
Perinteinen lehtimainonta toimii monesti edelleen. Asiantuntijatapahtumissa kannattaa harkita alan asiantuntija- ja ammattilehtiä. Näillä kuten lähestulkoon kaikilla muillakin mediataloilla – pois lukien YLE - on yleensä tarjota myös mainospaikkoja verkkosivuillaan ja mobiilisovelluksissaan. Näihinkin voi määritellä kohderyhmiä, joille mainosta näytetään, ja muutamalla satasella saattaa kohdehenkilöt tavoittaa jo varsin hyvin.
Tapahtuman aikana
Tapahtumapaikan on hyvä näyttää tapahtumapaikalta. Järjestä mahdollisuuksien mukaan ja mielikuvitusta käyttäen rakennuksen ulkotiloihin viestejä, jotta tulijat tuntevat olevansa a) oikeassa paikassa ja b) tervetulleita. Valot, roihut, banderollit ja mainostelineet ovat käyttökelpoisia. Muista tehdä opasteita myös sisätiloihin.
Varsinaisella tapahtumapaikalla on hyvä varmistaa, että osallistujilla on tiedossa tapahtuman hästägit ja mahdollisesti myös verkon vierailijatunnukset.
Olen osallistunut moneen seminaariin, jossa järjestelyihin osallistuneet ihmiset on esitelty vasta kiitosten aikaan tapahtuman päättyessä. Järjestäjät kannattaa kuitenkin esitellä heti alkajaisiksi, jotta osallistujat tietävät, keneltä voi kysyä apua tai neuvoja tapahtuman kuluessa. Järjestäjät on hyvä myös "merkitä" erottuvalla yhteisötunnuksella, esimerkiksi huivilla.
Someta eli jaa sosiaalisessa mediassa tapahtuman edetessä kuvia, live-videoita ja muita videopätkiä, tekstimuotoista tarinaa ja muita poimintoja. Seuraa myös osallistujien jakamia sisältöjä. Tykkää, kommentoi ja jaa niitä edelleen, jos mahdollista.
Someen, esimerkiksi Facebook-tapahtuma-sivulle, kannattaa jo etukäteen suunnitella kilpailuja, kyselyjä ja muuta osallistava sisältöä. Sen lisäksi Instagram (stories), Twitter ja Snapchat soveltuvat tapahtuman aikaiseen ad-hoc-viestintään hyvin.
Tapahtuman pelillistäminen on melko uusi ilmiö. Aiheesta on kirjoittanut mm. Julia Erling mFabrikin verkkosivulla.
Isoissa auditoriotapahtumissa käytetään monesti viesti- tai someseinää, jolle osallistujien tuottamat somesisällöt nousevat salissa olijoiden näkyville. Tämä lisää julkaisuintoa osallistujien joukossa.
Ilmaistapahtuman voi myös striimata suorana verkkoon niiden nähtäväksi, jotka eivät pääse itse tapahtumapaikalle. Tätä suositaan erityisesti asiantuntijatapahtumissa. Striimaus voi kattaa koko ohjelman tai vain huippukohdat siitä. Tallennetta voi hyödyntää tapahtuman jälkimarkkinoinnissa.
Kokoa tapahtuman aikana tiedotussisältöä myöhempää uutisjuttua, kuvagalleriaa, videota tai muuta koontia varten. Näitä voivat olla valokuvat, videopätkät ja tekstireferaatit. Pidä huoli, että tiedotusvälineiden edustajat tulevat huomioiduksi ja avustetuksi.
Tapahtuman jälkeen
Viestintä ei lopu tapahtumapaikan loppusiivoukseen.
Vinkki #5: Kiitä ja kiinnitä jatkoa varten
Tapahtuman jälkeisen viestinnän tarkoitus on paitsi aidosti kiittää osallistujia myös sitouttaa heitä myöhempiin tapahtuma- tai muihin ponnisteluihinne. Kiitoksia on hyvä jakaa samoja kanavia pitkin, joita käytit tapahtuman ennakko- ja aikaiseen viestintään.
Julkaise myös koostavia sisältöjä: video, livestriimaustallenne, uutisjuttu, kuva-albumi tai vaikka puheenvuorojen av-aineistot (esiintyjien luvalla). Seuraa seuraavaan päivään, millaisia sisältöjä tiedotusvälineet tapahtumasta laativat, ja jaa niitäkin. Maksumuurin takana olevia juttuja ei kokemukseni mukaan kannata jakaa ainakaan varoittamatta siitä saatesanoissa.
Jos käytettävissäsi on osallistuneista sähköpostirekisteri, on kiitoskirje hyvä lähettää myös sitä kautta. Sähköpostiin on kätevää linkittää mukaan sähköinen palautelomake. Linkkaa mukaan myös tapahtumasta tehdyt kooste- ja muut sisällöt. Älä lähetä kuvia, videoita tai muitakaan av-aineistoja sähköpostin liitteenä, sillä ne ovat usein tolkuttoman isoja tiedostoja.
Seuraa vielä tapahtuman jälkeenkin sille antamiasi hästägejä ja osallistu keskusteluun. Jos kyseessä on konferenssi, seminaari tai muu asiapainotteinen tapahtuma, on hyvä idea koostaa sen sisällöllisestä annista blogikirjoitus.
Kerro osallistuneille, jos jatkoa on luvassa.
Loppusanat
Olen tässä kirjoituksessa käynyt läpi tapahtumaviestintää ja -markkinointia. Onnistuneeseen tapahtumaan kuuluu paljon muutakin työtä ohjelmasuunnittelusta turvallisuuteen, tilasuunnittelusta tunnelmatekijöihin ja totta kai inhimilliset ja aineelliset resurssit tehdä asiat hyvin.
Onnistunut tapahtuma palkitsee järjestäjäporukan, joka hoippuu euforisissa tunnelmissa ansaitsemaansa karonkkaan ja hokee, ettei ikinä enää aleta tähän. Ja ensi vuonna uusiksi.